miércoles, 19 de marzo de 2008

LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL


“Un factor importante para la gestión empresarial”

La administración documental regula la función archivistica en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.

Vemos que actualmente hay una cierta preocupación por el papel de la administración documental en el país y se plasma en los testimonios de la doctora Marcela Otálora Restrepo, este fue el mensaje que se le compartió a cerca de 35 clientes invitados por REDSIS a un desayuno de trabajo, para presentarles su solución Administración Documental:

“El objetivo de esta charla era transmitirles la importancia que sigue teniendo el papel como documento, porque estamos hablando de nuevas tecnologías de documentos electrónicos, sistematizados, digitales y queríamos recordarle a la gente que en Colombia todavía seguimos necesitando el papel para muchos asuntos legales, fiscales, administrativos y que esas soluciones de Gestión Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general, pero no los elimina ni los obvia que es la idea equivocada que tienen muchos.”

Es claro que estos testimonios son ciertos, pues muchos obvian el significado de documento en papel, piensan que los documentos en soporte papel son simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan cuenta del valor trascendental en la toma de decisiones que tienen estos. Por estos motivos creo que el papel del archivista o archivero en Colombia se toma en segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por capacitar a sus archiveros y es cuando se presentan los factores de error. Esta claro que hoy hay muchas tecnologías para la conservación documental y que tiene que estar presentes en la administración documental, pero no se debe perder el significado de documento en papel.

La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración documental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información. En la idea anterior vemos el papel tan importante de los archiveros y la administración documental, para dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta.

En las funciones que debemos ver, el control de la documentación es muy importante, ya que de hay partimos para administrar de forma correcta. Los códigos de ética para el recibo, despacho, elaboración, trámite y préstamo de información deben aclararle al archivero su papel fundamental como administrador de la información. También debemos velar por el mantenimiento de los acervos y las instalaciones o deposititos para conservar correctamente al ambiente para los archivos y manipular correctamente la información. Los cuidados que se deben tener en el almacenamiento de archivos, cuidados con los depósitos, unidades de conservación, transferencias para una buena logística aplicada a la organización documental.

Todos los factores de la funcionalidad administrativa de archivos es importante pero la parte de descarte y recuperación implica conocimientos mas profundos y técnicos para la acumulación lógica de archivos y una optima funcionalidad. En la parte de descarte las TRD son una herramienta fundamental para determinar la conservación y el destino final de los documentos. Para realizar los expurgos son necesarios estos pasos de las TRD para la elaboración de las respectivas actas de baja explicando los procedimientos a seguir y por los cuales se expurgan los documentos. En la parte de recuperación documental esta visto que también es un estudio profundo que necesita análisis de las agrupaciones documentales para crear índices, inventarios, catálogos, guías y registros para facilitar la función administrativa de los archivos.

La importancia de la administración documental esta plasmada en la preocupación por las mejoras en los archivos públicos y privados. De la búsqueda de la transparencia, logística y la archivistica para fundamentar todos los ideales de conservación, clasificación, ordenación y descripción documental ligados a los procesos administrativos de las empresas privadas e instituciones del estado.

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